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合同的形式审查是什么意思 涉外合同审查要点与分析

2020年10月28日  厦门合同律师   http://www.xmwyxls.com/

 吴云霞律师厦门合同律师,现执业于福建民丰律师事务所,执业以来,坚持 “受人之托、忠人之事、敬业勤勉、诚实信用” 的服务宗旨,精益求精地承办每一项具体法律事务、每一个案件。独到的诉辩思维、娴熟的诉讼技巧、精湛的辩论技能和自如的法庭发挥以及对待工作兢兢业业、认真负责的工作态度赢得了广大当事人的高度赞许。

  

合同的形式审查是什么意思

合同的形式审查是什么意思


合同形式审查是合同管理的基本工作,其目的是利用规范的管理手段事前防范合同风险。




合同形式审查的方法,主要是依据公司的管理制度及流程规定,对合同前置审批流程、合同资料、文本表述、逻辑结构等内容的审查,该项审查一般不涉及具体的法律实体问题。


合同形式审查的要点,依据内容分为以下几类:


前置审批流程审查要点


要点1.审查合同审批表的填写是否规范准确


常见问题:合同审批表的基本信息填写不完整、不规范、不清楚、与合同内容不一致等。


要点2.审查合同的形式选择是否合规


常见问题:没有按照要求使用公司已经制定的合同范本。


要点3.审查合同项目是否具备签约的依据,即是否通过公司立项审批或具备上级公司文件


常见问题:缺乏立项审批或其他依据;合同内容超出所依据文件的内容范围。


要点4.审查对方供应商的选择方式是否符合公司的管理规定


常见问题:供应商的选择方式不符合规定。应当招投标的项目,没有进行招投标;应当竞争性谈判的项目,采用了独家谈判等等。


要点5.审查合同选择的审批流程是否选择正确


常见问题:没有根据合同管理办法及审批流程的规定,选择恰当的合同审批流程。就集团公司而言,属有限公司的合同错走了集团公司的合同审批流程等;又如,地市公司的超限额合同,没有选择《超限合同审批流程》送省公司审批等。


要点6.审查授权委托手续是否完备


常见问题:合同签约主体非法定代表人时,缺乏合法有效的授权委托手续。对于无权代理、越权代理、无权处分的主体签订的合同,可能导致合同被变更、被撤销或无效的法律后果,因此,涉及授权代为签订合同的应当对委托授权书进行审查。


报审资料完整性、符合性审查要点


要点1.审查报审资料的种类是否完整齐全


常见问题:资料不完整,如缺少合同附件、立项审批文件、供应商评审结果文件、谈判记录、对方的资质证明等。


要点2.审查合同背景资料的内容是否与合同内容相符


常见问题:立项审批文件的内容与合同内容不一致,如合同的标的种类、数量与审批文件有偏差,中标供应商与合同对方主体不一致等。


要点3.审查报审资料形式是否完整


常见问题:没有按要求提供资料的原件;提供复印件的资料,没有按要求盖章,如对方的营业执照复印件应该加盖对方公章等。


合同文本形式审查要点


要点1.审查合同文本结构是否完备


常见问题:合同的开头、正文及结尾三部分不完整。


要点2.审查合同当事人的基本信息是否正确


常见问题:当事人名称与营业执照上的名称不一致,当事人的银行帐号、联系地址、联系电话等重要信息缺漏,当事人法定代表人、地址等信息与营业执照登记信息不一致等。


要点3.审查合同当事人在文本中的称谓是否前后一致


常见问题:称谓不一致,如买卖合同中,同时存在“买方、卖方”与“甲方、乙方”两种称谓,且没有指代关系。


要点4.审查合同金额是否准确一致


常见问题:金额只有小写没有大写、金额大小写不一致、数字计算错误、数量级错误、单位错误、分期付款总额与合同总金额不一致、合同金额前后不一致等。


要点5.审查合同期限的表述是否准确且前后一致


常见问题:如合同上文表述为“期限一年”,下文表述却为“自2008年1月1日起至2009年2月”,表述前后矛盾。


要点6.审查文本行文逻辑是否前后一致、约定是否明确


常见问题:合同中存在前后逻辑混乱、表述矛盾、词义含糊不清、约定不明确等情况。如合同中出现类似“……相关事项由双方另行商定”的表述,该表述缺乏实质性的内容,等于没有约定。


要点7.审查合同条款序号是否连续,合同条款指代是否准确


常见问题:在合同拟定过程中增加或删除一些条款,没有修改相应的条款编号,而合同中往往会出现“参照本合同第××条”或“若出现本合同第××条约定的情形”等具有指代内容的条款,条款序号出错,随之导致指代错误,产生混乱。


要点8.审查排版是否规范、整齐、美观


常见问题:层级条款的序号不符合使用规范、字体大小不一、页码不连续等。


要点9.审查数字区间的表述是否明确


常见问题:数字区间存在重叠或缺漏导致约定不明,如维护服务质量考评办法,得分区间的临界值重叠或遗漏,全用“≦、≧”,或全用“﹤、﹥”等,如设置四个分档并支付不同比例的合同款时,四个分档约定为:70分以下,70—80,80—90,90分以上。上列各分档之间存在重叠,且以上、以下未标明是否含本数,如恰巧考核得分为重叠的分数时,则可以按不同比例付款,极易导致争议。


要点10.参考范本或惯用文本起草合同时,审查相关信息是否前后一致


常见问题:合同信息前后矛盾、逻辑错误、排版混乱等情形。如直接对模板的条款进行删改,常存在增删之后未相应调整条款序号的情况;未依合同文本增删附件,存在附件指向与附件内容表述不一致的问题;变更合同的条款序号,存在原有引用条款与调整后的条款内容不一致的问题,如原来引用23条作为付款条件,序号调整后,23条非付款条件的规定。


要点11.对于使用范本起草的合同,审查文中空白项是否填写清楚完整


常见问题:部分空白项填写不清楚或没有填写内容,也没有划线标示删除。不填写或填写不清,容易造成合同相关内容不明确、权利义务不细致、违约难以追究等一系列问题。


要点12.审查合同是否列明了附件清单、且与实际送审附件内容一致


常见问题:合同设有附件,但没有清楚、完整地列明所有附件,或者附件清单与实际送审的附件不一致,或者附件的序号与合同正文中的引用序号不一致。


要点13.审查合同双方当事人是否在合同上签字或盖章


常见问题:签字、盖章不全。


要点14.审查签字人是否法定代表人或其授权代表


常见问题:签字非法定代表人或授权代表人。


要点15.审查单位对方的法定代表人或负责人签字是否与营业执照上的名字一致


常见问题:签字不一致、签字潦草无法辨认等。


要点16.审查自然人对方的签字是否与身份证上的名字一致


常见问题:签字不一致、签字潦草无法辨认等。


要点17.审查合同签署部分对方当事人的盖章是否正确


常见问题:印章上的公司名称与合同中书写的单位名称不一致、盖章非公章或合同专用章。


要点18.审查授权代表的签字是否与授权书上受托人的名字一致


常见问题:签字不一致、签字潦草无法辨认等。


要点19.签署部分的签章及日期是否有缺漏、日期是否前后一致


常见问题:文本及附件中需要签章的地方不只一处时,出现签章缺漏,如保密协议等附件没有签章;合同的签订日期没有填写,或虽填写但与正文中约定的日期前后不一致等。


要点20.审查合同文本及附件是否页签或加盖骑缝章


常见问题:没有按规定页签或加盖骑缝章。


从上述文章中我们可以了解到,合同的形式审查是合同管理的基本工作,其目的是利用规范的管理手段事前防范合同风险,这也是保障合同双方的合法权益的一种方式。如果您还要任何其他法律问题,可以咨询我们的在线律师。




涉外合同审查要点与分析

涉外合同审查要点与分析


一、交易各方的名称、地址、联系方式等明确、具体




分析:我们在涉外合同签订之前,一般都有外方相关人员的前期的接触与谈判,通常会得到对方的初步信息,但需要注意及时是一个谈判团队,各个成员所隶属或代表的公司很能不同,各种原因不尽相同。联系方式非常重要,最好能够能够将对方的座机电话、移动电话、邮箱地址等一一列明,便于日后定期联系。同时,也保持对上述信息的更新与整理。否则,如果某一天合同履行过程中发生重要而紧急的事项,如果没有完备的联系信息,而能导致双方不能顺利有效沟通,甚至导致意想不到的后果。


二、交易对方主体基本资信的调查了解


分析:公司业务人员一般不是很关注交易对方的主体资格、资本资信情况的了解,然后公司法务人员应关注此问题的严重性。就本人了解,许多公司,包括境外的大公司,都基于其内容运营成本节约考虑,通过境外关联交易进行采购、销售、对外合同等相关事项之操作。不同的交易主体,它的定位及风险承担能力都存在很大的区别。如一家BVI公司作为采购方与其在美国总部的母公司在整体资信方面差距巨大。当然,这并不意味着我们一概要求对方都通过母公司签约,但至少应了解签约的主体的基本情况,包括注册地、资产、实际管理机构等信息,从而能够对相关问题有一个初步的了解与分析。


三、合同标的物描述与规定


分析:也许商务人员认为合同的标的物已约定清晰明确,但法务人员需要提示是否存在其他理解,即各方就标的物的外延是否清晰界定。如双方合作某一款产品,该产品技术、数量、销售领域等能够清晰并防止今后因交易环境的改变,可能导致各方对合同的标的物及范围作偏离各方已达成的共识,进而影响合作。


四、合同生效及自动续展约定


分析:相关人员应关注合同生效的法律意义,不能以各方的前期合作及个人的主观判断来决定某种商业行为。如尽管交易各方已久重要交易交款达成初步的共识,但中方企业在尚未就上述合作事项达成正式生效协议的情况下,单方面进行备货备料,后因境外交易方的突发事件,导致不能如期签约,给中方企业造成一定的损失。很多协议约定“本协议有效期一年,期满前30日内任何一方如未书面通知对方终止协议,则协议有效期自动续展一年”等,由于目前中国企业并没有建立比较完善的合同管理体系,很多合同签订后没有专人跟进,特别是一些重要条款的持续跟进,导致合同后续何时到期、到期后的处理、自动续展等都无从得知。如果某一天企业突然想起终止合同,但该合同已自动续展,从而影响企业的商业操作目标的实现。


五、合同附件


分析:我们比较关注主体合同的内容,商务谈判很能围绕主合同展开,在合同审查过程中也容易发生重要主合同、轻合同附件的情况,上述情况也避免,否则,极易造成合同条款重组或合同附件条款加重一方的法律风险。比如,某些境外厂商通过合同附件的形式约定“合同条款与附件内容相冲突以附件内容为准”或通过附件条款细化、补充主合同的内容,影响交易对方的利益。


六、合同终止/解除条件及赔偿/补偿等事项的约定


分析:由于国外交易主体的强势或有利地位,很多涉外合同中合同终止/解除条款启动非常容易,有的合同甚至约定国外厂商随时可以解除合同,且对合同解除后的赔偿等没有明确规定。上述约定对于中国厂商非常不利,我国许多中小型企业在接单过程中,没有充分评估上述条款的风险,造成前期投入很大,后期却遭毁约,导致严重亏损的经营事件。


七、违约赔偿的上限限制


分析:很多涉外合同,特别是销售合同,都约定供货方应承担产品质量原因引起的一切法律后果,包括人身损害、财产损失、诉讼费用、律师费用等等。国内企业应高度关注该条款,据理力争,争取将相关赔偿事项能够限制在一定范围,否则,巨额损失赔偿情况很有可能发生。


八、合同争议的解决


分析:合同争议解决部分最为关键的解决方式及适用法律。目前,国际合同许多采用仲裁方式解决争议,但很多美国企业很能要求通过其本国法院裁决。适用法律对合同各方影响非常大,需要高度关注。一方面需要了解本国法律及对方国法律的基本内容,同时也需要了解其他第三国的法律,便于提出适用第三国法律的替代方案。





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