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如何对企业合同进行审核和管理 合同形式审查的要点有哪些

2020年9月21日  厦门合同律师   http://www.xmwyxls.com/

  吴云霞律师厦门合同律师,现执业于福建民丰律师事务所,严格遵守律师职业道德和执业纪律,秉承诚信、谨慎、勤勉、高效的执业理念,受人之托、忠人之事,最大限度地维护当事人的利益。吴云霞律师从事法律工作多年来,恪尽职守,为当事人提供快捷、优质、高效的法律服务,取得了良好的社会效果,为法制建设尽了绵薄之力;在办案中不畏权贵、据理力争、维权护法,受到当事人和法院的高度认可和评价。

如何对企业合同进行审核和管理

1、提高合同管理意识。施工企业必须从思想上真正意识到合同管理的重要性,将企业的各项工作真正纳入合同管理范畴,切实按合同要求办事。企业领导对合同及合同管理工作要常抓不懈,通过经常举办学习班、讲座、办理各种宣传栏等方式,提高全员的合同管理意识,把按合同程序办事、认真执行合同要求,变成全员的自觉行为。建立合同管理机构。要从上到下建立健全合同管理机构,使合同管理覆盖到企业的每个层次,延伸到各个角落。设置专职法律顾问、合同管理工程师、合同管理员,并具体明确合同管理人员的地位、职能,合同管理部门与其它执行部门的职责范围,合同管理的工作流程、规章制度,最终形成从合同谈判、审核、履行到监督检查,保证合同有效实施的织织保障体系。明确合同管理流程。对建立的组织机构,必须明确与之相应的工作流程。从合同签订前对招标文件分析、合同文本审查、工程合同策划、工程预算、报价、合同谈判和合同签订,到合同签订后建立合同实施保证体系、对合同实施情况进行跟踪、对比分析、诊断、合同变更、索赔和反索赔等过程,均要建立有效的工作程序,做到有章可循,职责明确,奖惩分明,避免职权交叉,互相扯皮。


2、建立健全规章制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度人手,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权委托办法,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行与纠分处理,合同定期统计与考核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。




3、重视合同审查管理。从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程,严格管理和控制。注重合同文本分析,主要包括两个方面。一是合法性分析。包括:当事人是否具备相应资格;工程项目是否已具备招标投标、签订和实施合同的一切条件,特别是具备各种批准文件;招标投标过程是否符合法定的程序;合同内容是否符合《合同法》和其他各种法律的要求。二是完备性分析。包括:构成合同文件的种种文件是否齐全;合同条款是否完备,对各种问题的规定有没有遗漏;合同用词是否准确,有无模棱两可或含义不清楚;对工程中可能出现的不利情况是否有足够的预见性。论文参考网。建议应尽量采用或参考施工合同示范文本订立合同。预防合同纠纷的发生,有效维护企业合法权益。


4、重视合同管理人才的培养。加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。通过学习培训,使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧,坚持持证上岗和年检考核制度,这不但增强了合同管理人员的感,也提高了合同法律意识。


5、重视合同变更管理。合同变更在工程实践中是非常频繁的,变更意味着索赔的机会,所以在工程实施中必须加强管理。合同管理工程师应该记录、收集、整理所涉及到的种种文件,如图纸、各种计划、技术说明、规范和业主的变更指令,并对变更部分的内容进行审查和分析。在实际工作中,变更必须与索赔同步进行,待双方达成一致以后,再进行合同变更。很多承包人往往不重视变更管理,对业主要求的变更无条件服从,导致工作做了却无法获得赔偿。


6、重视履行监督和结算管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行,防止违约行为的发生,所以对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,排除阻碍,防止违约的发生。另外,合同结算是合同履行的主要环节和内容,合同管理部门同财务部门密切配合,把好合同的结算关至关重要,这既是对合同签订的审查,也是对合同履行的监督实施有效的管理。论文参考网。


7、违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系,违约行为是一种违法行为,要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要,一旦发生违约情形,要区别情况,及时采用协商,仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。


在对企业合同进行审核和管理时如有相关知识,可以找上的律师帮助你。




合同形式审查的要点有哪些

合同形式审查的要点


合同形式审查的要点,依据内容分为以下几类:


前置审批流程审查要点


要点1.审查合同审批表的填写是否规范准确


常见问题:合同审批表的基本信息填写不完整、不规范、不清楚、与合同内容不一致等。


要点2.审查合同的形式选择是否合规


常见问题:没有按照要求使用公司已经制定的合同范本。


要点3.审查合同项目是否具备签约的依据,即是否通过公司立项审批或具备上级公司文件


常见问题:缺乏立项审批或其他依据;合同内容超出所依据文件的内容范围。


要点4.审查对方供应商的选择方式是否符合公司的管理规定


常见问题:供应商的选择方式不符合规定。应当招投标的项目,没有进行招投标;应当竞争性谈判的项目,采用了独家谈判等等。


要点5.审查合同选择的审批流程是否选择正确


常见问题:没有根据合同管理办法及审批流程的规定,选择恰当的合同审批流程。就集团公司而言,属有限公司的合同错走了集团公司的合同审批流程等;又如,地市公司的超限额合同,没有选择《超限合同审批流程》送省公司审批等。


要点6.审查授权委托手续是否完备


常见问题:合同签约主体非法定代表人时,缺乏合法有效的授权委托手续。对于无权代理、越权代理、无权处分的主体签订的合同,可能导致合同被变更、被撤销或无效的法律后果,因此,涉及授权代为签订合同的应当对委托授权书进行审查。


报审资料完整性、符合性审查要点


要点1.审查报审资料的种类是否完整齐全


常见问题:资料不完整,如缺少合同附件、立项审批文件、供应商评审结果文件、谈判记录、对方的资质证明等。


要点2.审查合同背景资料的内容是否与合同内容相符


常见问题:立项审批文件的内容与合同内容不一致,如合同的标的种类、数量与审批文件有偏差,中标供应商与合同对方主体不一致等。


要点3.审查报审资料形式是否完整


常见问题:没有按要求提供资料的原件;提供复印件的资料,没有按要求盖章,如对方的营业执照复印件应该加盖对方公章等。




合同文本形式审查要点


要点1.审查合同文本结构是否完备


常见问题:合同的开头、正文及结尾三部分不完整。


要点2.审查合同当事人的基本信息是否正确


常见问题:当事人名称与营业执照上的名称不一致,当事人的银行帐号、联系地址、联系电话等重要信息缺漏,当事人法定代表人、地址等信息与营业执照登记信息不一致等。


要点3.审查合同当事人在文本中的称谓是否前后一致


常见问题:称谓不一致,如买卖合同中,同时存在“买方、卖方”与“甲方、乙方”两种称谓,且没有指代关系。


要点4.审查合同金额是否准确一致


常见问题:金额只有小写没有大写、金额大小写不一致、数字计算错误、数量级错误、单位错误、分期付款总额与合同总金额不一致、合同金额前后不一致等。


要点5.审查合同期限的表述是否准确且前后一致


常见问题:如合同上文表述为“期限一年”,下文表述却为“自2008年1月1日起至2009年2月”,表述前后矛盾。


要点6.审查文本行文逻辑是否前后一致、约定是否明确


常见问题:合同中存在前后逻辑混乱、表述矛盾、词义含糊不清、约定不明确等情况。如合同中出现类似“……相关事项由双方另行商定”的表述,该表述缺乏实质性的内容,等于没有约定。


要点7.审查合同条款序号是否连续,合同条款指代是否准确


常见问题:在合同拟定过程中增加或删除一些条款,没有修改相应的条款编号,而合同中往往会出现“参照本合同第××条”或“若出现本合同第××条约定的情形”等具有指代内容的条款,条款序号出错,随之导致指代错误,产生混乱。


要点8.审查排版是否规范、整齐、美观


常见问题:层级条款的序号不符合使用规范、字体大小不一、页码不连续等。


要点9.审查数字区间的表述是否明确


常见问题:数字区间存在重叠或缺漏导致约定不明,如维护服务质量考评办法,得分区间的临界值重叠或遗漏,全用“≦、≧”,或全用“﹤、﹥”等,如设置四个分档并支付不同比例的合同款时,四个分档约定为:70分以下,70—80,80—90,90分以上。上列各分档之间存在重叠,且以上、以下未标明是否含本数,如恰巧考核得分为重叠的分数时,则可以按不同比例付款,极易导致争议。


要点10.参考范本或惯用文本起草合同时,审查相关信息是否前后一致


常见问题:合同信息前后矛盾、逻辑错误、排版混乱等情形。如直接对模板的条款进行删改,常存在增删之后未相应调整条款序号的情况;未依合同文本增删附件,存在附件指向与附件内容表述不一致的问题;变更合同的条款序号,存在原有引用条款与调整后的条款内容不一致的问题,如原来引用23条作为付款条件,序号调整后,23条非付款条件的规定。


要点11.对于使用范本起草的合同,审查文中空白项是否填写清楚完整


常见问题:部分空白项填写不清楚或没有填写内容,也没有划线标示删除。不填写或填写不清,容易造成合同相关内容不明确、权利义务不细致、违约难以追究等一系列问题。


要点12.审查合同是否列明了附件清单、且与实际送审附件内容一致


常见问题:合同设有附件,但没有清楚、完整地列明所有附件,或者附件清单与实际送审的附件不一致,或者附件的序号与合同正文中的引用序号不一致。


要点13.审查合同双方当事人是否在合同上签字或盖章


常见问题:签字、盖章不全。


要点14.审查签字人是否法定代表人或其授权代表


常见问题:签字非法定代表人或授权代表人。


要点15.审查单位对方的法定代表人或负责人签字是否与营业执照上的名字一致


常见问题:签字不一致、签字潦草无法辨认等。


要点16.审查自然人对方的签字是否与身份证上的名字一致


常见问题:签字不一致、签字潦草无法辨认等。


要点17.审查合同签署部分对方当事人的盖章是否正确


常见问题:印章上的公司名称与合同中书写的单位名称不一致、盖章非公章或合同专用章。


要点18.审查授权代表的签字是否与授权书上受托人的名字一致


常见问题:签字不一致、签字潦草无法辨认等。


要点19.签署部分的签章及日期是否有缺漏、日期是否前后一致


常见问题:文本及附件中需要签章的地方不只一处时,出现签章缺漏,如保密协议等附件没有签章;合同的签订日期没有填写,或虽填写但与正文中约定的日期前后不一致等。


要点20.审查合同文本及附件是否页签或加盖骑缝章


常见问题:没有按规定页签或加盖骑缝章。


要点21.其他与合同文本相关的问题




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